Регистрация входящих и исходящих документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация входящих документов. Учёт входящей корреспонденции

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время.

Обратите внимание: Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство. К тем правилам регистрации входящих документов , которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных: То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации.

Проконтролировать это достаточно легко — каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер. Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.

Входящие документы: В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе.

Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе.

В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть. Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже.

Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например: После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив.

Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов - специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. Образец такого штампа представлен ниже. После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов.

Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля: После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.

Читайте также:

Вход на сайт

Указывает Контролёра, включает режим "На контроль". Исполнитель и Исполняет поручение по назначенной ему резолюции Контролёр Контролирует ход исполнения. Вносит контрольные отметки в карточку процесса. Проверяет отчёты Исполнителей. Снимает исполненный документ с контроля. Архивариус Помещает документ в дело.

Регистрация документов

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Журнал регистрации исходящих документов

Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам милиция, банки, суды, частные граждане и так далее. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах. Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее. Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: Работа с поступающим документами Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов. В ней должны быть такие графы: Порядковый номер. Он же проставляется на документе.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Скачать журнал регистрации исходящих документов бесплатно в word excel формате Инфо В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы: Порядковый номер входящего или исходящего документа; От кого получен документ или кому отправлен; Направленность документа судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т. Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале. Важно Оформление документа Правила и требования по заполнению Для начала нужно заполнить титульный лист журнала.

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов:

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов.

10 любимых ошибок в управлении документами

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия:

Регистрация входящих документов

Ответить Пётр 10 01 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты. В журнале регистрации документов, имеющего форму сшитых поспешно отдельных листков, стоит поздняя дата. На оригинале входящего номера нет! Суд принял сторону организации.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры рис. Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает: Порядок обработки входящих документов Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С:Документооборот. Делопроизводство обработка входящего документа
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 12
  1. easdramanlec

    Александр Михайловичконченная почта как и её хозяин, пенчук. давно пора переходить на укр почту.

  2. Фаина

    Сам евробляха)автомобиль на евро номерах .

  3. socema

    Надо смотреть по обстановке, если получается, то лучше сразу дернуть . Рубить так сказать, любой зачин, на корню, а не думать как выкрутиться в отделении. Особенно если чувствуешь, что предъявить нечего им, а докопаться хотят. Лично я спринтану 1.5 км так, что не один мент не догонит. А если еще и в городе своем знаешь каждый угол лучше любого. Недавно ситуация была, дорогу не там перешел, из-за машины ГАИшник выходит, улыбается, я ему тоже, типа. бля попался ну и въебал бегом во дворы, тот за мной, че-то орет бежит а я бегу и ржу, ну просто ржу захлебываюсь от всей этой эпичной ситуации, которую со стороны наблюдают граждане еще зимой было, скользко я сумку с ноутом схватил в руки и съебываю))

  4. Прохор

    Подскажите пожалуйста, это очень важно!

  5. Панкратий

    Хорошие новости по Golem читаем твиттер:)

  6. printempdu

    Может просто не садиться за руль пьяным? адвокат хренов, такие и чикатило оправдают и гитлера

  7. vourrosun

    На России-1 Скабеева передала шо в Украине официально закончилась соль. Передайте ей, что соль в Украине официально закончилась 5 лет назад. Теперь у магазинах тільки сіль!

  8. Ким

    Как можно накопить человеку на старость, если только за последние 25 лет народ 3 раза обирали? Тут хоть занакопись, ни копейки не получишь, простой народ живет от зарплаты до зарплаты, миллионы стариков останутся без средств к существованию. Правильно я ребенку говорю учить английский, что бы ребенок мог свалить отсюда, что бы в старости бутылки не собирать.

  9. Людмила

    Тарас, здравствуйте, хотел бы увидет от Вас видео о механике разтаможки, необходимые документы и т.д. заранее благодарен.

  10. Жанна

    От меня лайк!

  11. Нинель

    Поставь лучше красивую бабу в ролик, как вилса. не приятно смотреть

  12. comphifosi1984

    Если Прокатит, народ не возмутится, значит потом придумают такой закон по которому будет разрешено трахать вас в жопу.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных